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RELATO DE
EXPERIÊNCIA
© Rev. Digit.Bibliotecon. Cienc. Inf. Campinas, SP v.13 n.2 p.386-403 maio/ago. 2015 ISSN 1678-765X
DC.Public libraries
SUBSÍDIOS PARA O PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO EM BIBLIOTECAS
PÚBLICAS: ESTUDO DE CASO NA BIBLIOTECA MUNICIPAL DE PALHOÇA/SC
SUBSIDIES FOR STRATEGIC PLANNING IN A PUBLIC LIBRARY:
A CASE STUDY IN THE PALHOÇA/SC TOWN LIBRARY
Jéssica Vilvert Klöppel 1
Daniela Spudeit 2
RESUMO
Este estudo teve como objetivo realizar um diagnóstico ambiental que sirva de subsídio para um planejamento
estratégico em bibliotecas públicas e nesse trabalho foi relatada a aplicação na Biblioteca Pública Municipal de
Palhoça Guilherme Wiethorn Filho. Caracteriza-se como pesquisa aplicada, exploratória e descritiva por
procurar interferir na realidade da unidade de informação e ser uma maneira de conhecer e descrever o objeto de
estudo com profundidade. O tratamento dos dados foi feito de acordo com a análise de conteúdo proposta por
Bardin (2009), resultando na distribuição dos dados em seis categorias: função da Biblioteca Pública; gestão da
Biblioteca; relação com a Prefeitura Municipal; estrutura física; acervo; e serviços. A partir do diagnóstico foi
definido o mandato; a missão; os pontos fortes e fracos; as oportunidades e ameaças; as questões estratégicas; os
obstáculos; e as propostas estratégicas adequadas. Ressalta-se a importância do planejamento estratégico para as
bibliotecas públicas principalmente por conviverem com recursos limitados e atenderem um público
heterogêneo com diversos perfis de usuários. Espera-se que esse trabalho sirva de referência para a construção
de diretrizes e ações para outras bibliotecas públicas.
PALAVRAS-CHAVE: Planejamento estratégico. Bibliotecas públicas. Bibliotecas públicas – Diagnóstico.
ABSTRACT: This study had the objective to perform an environmental diagnosis that serves as subsidy for a
strategic planning in public libraries and in this work it was reported the application in the Guilherme Wiethorn
Filho Palhoça Town Public Library. It is characterized as applied research, exploratory and descriptive for trying
to interfere in the unit reality of information and for being a way to know and describe the object of study in
depth. The data processing was done according to the content analysis proposed by Bardin (2009), resulting in
the distribution of data in six categories: function of the Public Library; Library management; relationship with
the Town Hall; infrastructure; Library collection; and services. From this diagnosis it was defined the mandate;
the mission; the strong and weak points; the opportunities and threats; the strategic issues; the obstacles; and the
appropriate strategic proposition. The work emphasizes the importance of strategic planning for public libraries
mainly for having to maintain itself with limited resources and serve a heterogeneous public with diverse user
profiles. It is the expectation that this work serves as a reference for the construction of guidelines and actions
for other public libraries.
KEYWORDS: Strategic planning. Public libraries. Public libraries – Diagnosis
1 Bibliotecária e professora no curso de Biblioteconomia da UNIRIO - Universidade Federal do Estado do Rio
de Janeiro. E-mail: danielaspudeit@gmail.com
2 Bibliotecária do Instituto Federal de Santa Catarina. E-mail: kikaph@gmail.com
Recebido em: 07/06/2014 - Aceito em: 19/04/2015
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1. INTRODUÇÃO
O acesso à informação é um direito de todos e, desde cedo, as pessoas aprendem com
tudo o que está ao seu redor. Com o passar dos anos exerce-se o direito de ir à escola e ao
longo da vida são as informações que movem a sociedade. Os meios de conseguir essas
informações estão cada vez mais amplos e não é mais aceitável que parte da população fique
desinformada, apesar de essa ser a realidade do país.
Como afirma Delors (2006), a comunicação entre as nações é um fator responsável
pela mundialização, na qual as pessoas podem ter acesso às informações em qualquer parte
do mundo, porém, esse fenômeno aumenta as desigualdades no momento em que há um
monopólio cultural dos países mais desenvolvidos sobre as populações que não receberam
preparação e educação de qualidade para criticar as informações recebidas.
De acordo com o Art. 8º da Lei nº 12.527, “É dever dos órgãos e entidades públicas
promover, independentemente de requerimentos, a divulgação em local de fácil acesso, no
âmbito de suas competências, de informações de interesse coletivo ou geral por eles
produzidas ou custodiadas” (BRASIL, 2011). A biblioteca pública, enquanto órgão mantido
pelo governo se enquadra nessa situação e tem sua atividade fim na disseminação da
informação para a sociedade.
Por meio da prática desse direito é que são formados cidadãos conscientes e críticos
capazes de decidir seu futuro. O acesso às informações, de acordo com Santos, Bernardes e
Rover (2012), é um exercício de democracia e deve ser feito com muita responsabilidade
pelos representantes da população. E, muito além das informações sobre assuntos
governamentais, é preciso conhecimento sobre diversas áreas para a formação do indivíduo.
Dessa forma, as unidades de informação assumem papel essencial na sociedade,
sendo reconhecidas como fontes do saber. Essas condições deveriam modificar a visão que a
população em geral tem das bibliotecas, pois elas “[...] deixam de ser apenas um local onde se
dispõe de livros, quebrando fronteiras através de redes de comunicação, conectando seus
usuários ao mundo do conhecimento independente de onde eles estejam” (ROMANI;
BORSZCZ, 2006, p. 8).
Nas bibliotecas públicas os trabalhos de seleção, tratamento e disseminação da
informação tornam-se mais complexo devido ao público heterogêneo que ela atende. Mais
que a disseminação do conhecimento, a biblioteca pública deve ser a “[...] força viva para a
educação, a cultura e a informação”, como determina o Manifesto da IFLA/UNESCO sobre
Bibliotecas Públicas (1994).
O gestor da biblioteca pública precisa estar atualizado nos mais diversos assuntos,
conhecer os perfis dos usuários para, a partir disso, planejar as aquisições, as atividades
propostas e os recursos empregados. Além de ter um público alvo amplo, a biblioteca pública
conta geralmente com recursos financeiros escassos e incertos, devido à mudança de governo
e questões políticas envolvidas nas prefeituras e demais órgãos. Por isso, é imprescindível
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que os gestores das bibliotecas públicas se preocupem em ter um bom planejamento, para
evitar desperdícios e trabalhar com eficiência e eficácia.
A elaboração de um planejamento estratégico é bastante difundida em unidades de
informação por meio de estudos, entretanto, ainda não é uma prática comum na gestão dessas
instituições, seja por falta de conhecimento, recursos ou mesmo por falta de pessoas, pois é
comum encontrar um único bibliotecário, responsável por todos os serviços nas unidades de
informação.
Porém, é necessária a consciência de que “[...] o tempo empregado no processo de
planejamento certamente é menor e mais produtivo do que o tempo perdido com processos
improvisados, em que as decisões estariam sempre sujeitas a soluções imediatistas”
(ALMEIDA, 2005, p. 2). O planejamento estratégico deve ser um processo contínuo e
flexível, permitindo revisões de acordo com as mudanças ocorridas nos ambientes interno e
externo, mas sempre alinhado com os objetivos da unidade de informação.
Essa realidade está presente nas bibliotecas públicas e se aplica à Biblioteca Pública
Municipal de Palhoça Guilherme Wiethorn Filho, objeto de estudo desta pesquisa, onde não
são realizados estudos com os usuários, tampouco são registradas constantemente as
estatísticas de visitas e circulação de materiais. Os relatórios são baseados nos empréstimos e
registro de uso do computador, o que não representa a realidade, pois várias pessoas vão
apenas para tirar dúvidas ou permanecer no local, e boa parte delas não assina o livro de
presença que fica em um local não muito visível.
Acredita-se que com o planejamento das ações, da utilização de recursos e do espaço
físico, a Biblioteca Pública Municipal Guilherme Wiethorn Filho poderia atrair mais usuários
e utilizar de forma eficiente e eficaz os recursos disponíveis. Nessa linha, a biblioteca foi
estudada em todos os seus aspectos para a elaboração de um planejamento estratégico, que
atua em plano global e em sintonia com os ambientes interno e externo da organização.
A história da Biblioteca Pública Municipal Guilherme Wiethorn Filho começou em
1973 quando foi criada pelo prefeito, Odílio José de Souza, porém, por motivos de
planejamento da sua estrutura física e organização das atividades, a instituição foi inaugurada
somente em 1975, seu nome é uma homenagem a um professor que prestou grandes serviços
para Palhoça (PAULO, 2005).
Ao longo de sua trajetória, a biblioteca passou por vários problemas estruturais,
físicos, humanos e materiais, por isso acredita-se que a construção de um planejamento
estratégico poderá subsidiar a tomada de decisões dos gestores para que a mesma alcance
resultados mais eficientes junto à comunidade em que atua.
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2. BIBLIOTECAS PÚBLICAS E O ACESSO À INFORMAÇÃO: UM
DIREITO DO CIDADÃO
A sociedade da informação definida como “[...] uma nova era em que a informação
flui a velocidades e em quantidades há apenas poucos anos inimagináveis, assumindo valores
sociais e econômicos fundamentais” (TAKAHASHI, 2000, p. 3) e trouxe consigo a
afirmativa de que a informação está ligada ao poder. Esse momento caracteriza-se pela
importância que a informação assume em todos os seguimentos da sociedade desde a
interação entre os indivíduos até as influências políticas, quando há disseminação e acesso a
ela, o que pode ser facilitado por meio das tecnologias de informação e comunicação.
Mais do que ter acesso à informação de qualidade, o desenvolvimento de um
pensamento crítico, para produzir novas informações é essencial, e esse processo de
construção do conhecimento requer prática. O desafio dessa configuração da sociedade é
fazer com que todas as pessoas estejam inseridas nesse contexto de grande circulação de
informações. Todavia, apesar dos esforços dos países e o rápido avanço das tecnologias, não
se pode ignorar o fato de que muitas pessoas ainda não possuem acesso nem mesmo a energia
elétrica, telefone e principalmente a internet. Para suprir essa lacuna, devem ser criados
mecanismos para facilitar o acesso à informação e estimular seu uso. A biblioteca pode
disponibilizar materiais em diversos suportes e com diferentes visões sobre um conteúdo,
permitindo que seja criado um contexto e desenvolvido o pensamento crítico nos cidadãos.
Nessa linha, Milanesi (1986) cita três forças que detêm e repassam informação e que
poderiam ir contra o sistema massificador: a escola, os meios de comunicação e a biblioteca
enquanto centro de informação. Corroborando com o conceito de que informação é poder,
essas três forças poderosas que detém a informação deveriam ser respeitadas, pois, algumas
escolas e bibliotecas se esforçam para viabilizar a transformação da informação em
conhecimento para os cidadãos, mas não são valorizadas. Os meios de comunicação,
principalmente a televisão e a internet, recebem atenção do público, mas o valor comercial se
sobrepõe à disseminação de informações pertinentes à população.
Além destes, outros canais têm a competência de reunir e disseminar informações
como as unidades de informação que de acordo com Barbalho e Beraquet (1995, p. 63) são
“[...] arquivos, discotecas, filmotecas, hemerotecas, mapotecas, pinacotecas, os diversos tipos
de centros de informação, os museus e as bibliotecas que se dedicam às atividades de
informação”. Isso mostra que as oportunidades de acesso à informação são variadas para
satisfazer as necessidades de todos os perfis de usuários, sendo que as mais tradicionais são
as bibliotecas. Cada categoria de biblioteca tem suas atividades e públicos específicos,
podendo ser públicas ou privadas. No entanto, a finalidade de disseminar a informação e
tornar a instituição um ambiente dinâmico é pertinente a todas elas.
Uma maneira de fazer com que a biblioteca seja reconhecida como parte integrante da
sociedade é torná-la um local de lazer e entretenimento, explorando seu potencial cultural.
Por estar inserida na comunidade, além de trazer informações, deve preservar a memória
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cultural local, sua história, e valorizar seus artistas. Segundo a Fundação Biblioteca Nacional
(2000, p.19), a biblioteca pública caracteriza-se como “[...] instituição cultural, através da
promoção do acesso à cultura e do fortalecimento da identidade cultural da comunidade local
e nacional”.
As bibliotecas públicas, assim como as demais, têm a função principal de organizar,
disseminar e mediar a informação, promovendo o acesso democrático a ela para todas as
pessoas. Algumas funções também são comuns aos diferentes tipos de bibliotecas, e de
acordo com Romani e Borszcz (2006, p. 15), as principais estão “[...] relacionadas à gestão e
ao tratamento técnico da coleção; atividades de assistência ao cliente; serviços de informação
tecnológica; serviço de apoio a outras unidades de informação (salas de leitura)”. A maneira
como essas funções são distribuídas depende da demanda: em algumas bibliotecas são
divididas em setores e em outras, por falta de funcionários especializados, são realizadas por
um pequeno grupo e, às vezes, por uma única pessoa.
Todos os serviços e produtos de uma biblioteca deveriam ser desenvolvidos para
satisfazer as necessidades dos usuários, não somente daqueles que vêm até a biblioteca, mas
também daqueles que deveriam vir e que fazem parte do escopo da instituição, seja ela uma
biblioteca pública, escolar, comunitária, especializada ou universitária.
O público-alvo das bibliotecas públicas é o mais heterogêneo entre todas as
categorias, pois inclui todas as pessoas que vivem na comunidade em que está inserida,
abrangendo todo um bairro, município ou estado. Pode ser frequentada por estudantes de
todos os níveis de escolaridade, trabalhadores, idosos, donas de casa, pessoas de todas as
idades, com hábitos e ocupações distintos, em maior ou menor número, dependendo do perfil
da comunidade. Milanesi (1986, p.11) afirma que “a biblioteca pública, no rigor de sua
denominação, deve estar aberta a todos os públicos de uma determinada coletividade”. Não
deve se especializar somente em um público e deixar os outros sem suas informações. Muito
embora, a maior parte dos frequentadores serem estudantes, a população em geral do
município se caracteriza como usuário potencial.
Segundo Milanesi (1986), devem ser feitas ações inclusive para os analfabetos, para
que tenham oportunidade ao acesso à informação para se alfabetizar. Nesse sentido:
A biblioteca pública, em seu verdadeiro sentido de atuação, livre, aberta
democrática, socializadora, que ao mesmo tempo em que cuida da preservação da
memória investe na construção do conhecimento e soma esforços para que
transforme e seja transformada para e pelo usuário, e que, em razão deste, possa se
tornar um ambiente vivo e efervescente de cultura (BERNARDINO; SUAIDEN,
2011, p. 34).
Mais do que um local para pesquisar, a biblioteca pública é a oportunidade para todas
as pessoas, sem restrições, construírem conhecimento e desenvolverem sua cidadania.
Dessa forma, a biblioteca contribui para a formação de cidadãos críticos, que reflitam
sobre as decisões que serão tomadas em todos os aspectos de sua vivência. Segundo a
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Fundação Biblioteca Nacional (2000), a biblioteca é um elo entre a necessidade de
informação e os recursos disponíveis, é a oportunidade que as pessoas da comunidade têm
para o livre acesso à informação e a possibilidade de construírem novos conhecimentos.
Nesse sentido, para cumprir seu papel,
[...] uma biblioteca pública deve constituir-se em um ambiente realmente público,
de convivência agradável, onde as pessoas possam se encontrar para conversar,
trocar ideias, discutir problemas, auto-instruir-se e participar de atividades culturais
e de lazer (FUNDAÇÃO BIBLIOTECA NACIONAL, 2000, p.17).
Como local público e depositária de informações, a biblioteca é o único meio de
acesso à informação de qualidade para muitas pessoas, principalmente as de baixa renda. Por
isso, deve estar ao alcance de todos, oferecendo serviços adequados a realidade do seu
público real e potencial, promovendo a integração da sociedade, complementando o que é
aprendido na educação formal e desenvolvendo ações culturais e de lazer para todos os perfis
de usuário.
Por concentrar inúmeras funções, a biblioteca pública necessita de planejamento e
gerenciamento. Para orientar na elaboração do planejamento, há vários documentos
norteadores para auxiliar na organização de produtos, serviços e demais atividades da
biblioteca, profissional responsável recorra a eles e adapte seu conteúdo a realidade da
instituição que gerencia (FUNDAÇÃO BIBLIOTECA NACIONAL, 2000).
O planejamento requer conhecimento e dedicação para melhor distinguir realidade da
biblioteca e definir claramente seus objetivos. A finalidade deve estar delineada a fim de não
se perder o foco durante o desenvolvimento dos planos de ação. Não será possível abranger
todos os assuntos para atender as necessidades específicas de cada pessoa, é imprescindível
definir prioridades. De acordo com a Fundação Biblioteca Nacional (2000, p. 28),
A definição de projetos e serviços baseados nas técnicas de segmentação de
mercado e o estabelecimento de prioridades na implementação destes projetos
evitam que o responsável pela biblioteca tente abarcar toda a gama de serviços
possíveis de serem oferecidos hoje por uma biblioteca pública.
A falta de planejamento se intensifica levando em consideração os escassos recursos
que geralmente são destinados às bibliotecas públicas, quando existem. A Fundação
Biblioteca Nacional (2000) sugere ainda que o gestor da biblioteca tenha um bom
relacionamento com os políticos e sua instituição mantenedora.
Dessa forma, poderá mostrar a importância dos serviços prestados e atrairá mais
pessoas comprometidas com seus ideais. Porém, esse contato pode ser dificultado por
questões políticas, então para não depender apenas de decisões políticas. O bibliotecário deve
firmar parcerias com outras instituições públicas e privadas, bem como buscar recursos por
meio de editais provenientes de políticas públicas de incentivo à cultura, ao livro e às
bibliotecas, por exemplo.
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Frente aos desafios que uma biblioteca pública encontra para desempenhar sua função
social, bem como disponibilizar materiais adequados para pesquisa e informações úteis a
comunidade, e cumprir seu compromisso com a cultura, a informação e a construção do
conhecimento, seu gestor deve estar preparado e disposto a cumprir seu papel. Para tal, ele
precisa de um instrumento que o oriente como utilizar, da melhor forma, os recursos
disponíveis para disponibilizar produtos e serviços que vão de encontro com as necessidades
do seu público alvo, bem como para atender as novas demandas da biblioteca. Neste sentido,
para que as bibliotecas públicas atinjam seus objetivos, é necessário ter um planejamento bem
estruturado e atualizado constantemente.
Assim, pode-se garantir o acesso à informação para a população, com serviços
adequados, otimizando os recursos disponíveis. Todavia, mais do que planejar, é preciso
saber pensar estrategicamente, conhecer os conceitos, finalidades e etapas do planejamento,
como será tratado na próxima seção.
3. PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO EM UNIDADES DE
INFORMAÇÃO
Para realizar ações é necessário planejar, pois tomar decisões imediatistas, sem visão
holística, pode causar grandes prejuízos. O planejamento envolve pensar nas consequências
de uma ação e analisar todos os fatores envolvidos. De maneira mais objetiva, “[...] o
planejamento pode ser conceituado como um processo [...] desenvolvido para o alcance de
uma situação futura desejada, de um modo mais eficiente, eficaz e efetivo, com a melhor
concentração de esforços e recursos pela empresa” (OLIVEIRA, 2010, p.4).
É comum o pensamento de que somente as organizações que visam ao lucro
necessitam de planejamento. Porém, todos os setores encontram-se extremamente
interconectados e a sobrevivência de uma instituição depende de diversos fatores advindos de
organizações que visam ao lucro ou não. Assim como as empresas privadas, as organizações
públicas e filantrópicas estão em contato direto com diferentes tipos de mercados e públicos,
por isso devem estar atentas em como atrair o público, motivar seus funcionários e adquirir
recursos (KOTLER, 1978). Como organização pública, sem fins lucrativos, a biblioteca
pública, visando angariar recursos, deve, sobremaneira, planejar suas ações presentes visando
à prospecção do futuro, levando em consideração o ambiente interno e externo, fazendo
assim, um planejamento estratégico.
Apesar de não possuir um lucro financeiro, o retorno conseguido pela unidade de
informação alcançando seu objetivo de disseminar as informações, é demonstrado com a
construção de novos conhecimentos. Ao satisfazer as necessidades dos clientes, a instituição
mostra seu valor diante da comunidade, atrai novos investimentos, pode inovar na promoção
de produtos e serviços e, consequentemente, conquistar novos clientes.
Além do objetivo de atender e criar demandas, o planejamento estratégico em
unidades de informação é necessário para gerenciar seus recursos, muitas vezes escassos, e
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assim, poder continuar com sua finalidade de suprir a necessidade informacional de seus
usuários. Assim, a preocupação em administrar estrategicamente também gerou estudos na
área da biblioteconomia.
De acordo com Barbalho e Beraquet (1995) a diferença básica entre o planejamento
tradicional e o planejamento estratégico é que o primeiro se preocupa com o ambiente interno
da empresa, levando em consideração ações anteriores, já o estratégico envolve a análise do
ambiente externo, com visão de longo prazo, a fim de prever situações futuras. De acordo
com as autoras, “Busca-se, dessa forma, antever o futuro, trazendo-o para o presente e
indagando-se o que deve a organização estar fazendo hoje a fim de melhor preparar-se para
as incertezas e turbulências previsíveis que poderão afetar as suas atividades” (BARBALHO,
BERAQUET, 1995, p. 12).
Assim como afirmam os autores da administração, o planejamento, para que seja
viável e auxilie nas futuras tomadas de decisão, deve partir da alta administração e envolver
os demais funcionários. Com todos os pontos bem definidos, Barbalho e Beraquet (1995, p.
24) afirmam que “[...] podemos considerar o Planejamento Estratégico como a utilização
eficaz dos meios disponíveis na organização para exploração de condições favoráveis
existentes no meio-ambiente externo e interno”.
Almeida (2005) confirma esse fato e complementa com as etapas do planejamento
estratégico. Começa pela análise das condições presentes para determinar formas de atingir
um futuro desejado. Isso implica escolher metas, prever, influenciar e controlar a natureza e a
direção de mudanças e, finalmente, rever criticamente os resultados obtidos, avaliando a
eficiência e eficácia dos programas e atividades em relação aos objetivos e metas fixados.
(ALMEIDA, 2005).
Em linhas gerais, o planejamento estratégico em unidades de informação tem a
mesma finalidade e características do que é realizado nas demais organizações. Deve partir da
alta administração e gerentes que, segundo Barbalho e Beraquet (1995, p. 12), “[...] buscam
estabelecer de forma integrada o rumo e a direção a ser seguida pela organização, de forma a
incluir nesse processo o maior grau possível de interação com o ambiente”. Na mesma linha, ,
Maciel e Mendonça (2006, p. 59 apud HOBROCK, 1991)
3
explica que “o Planejamento
Estratégico é um conjunto de princípios e processos que possibilitam aos gerentes de
bibliotecas, em qualquer nível, criar e controlar o seu futuro”.
No caso específico das unidades de informação, os gerentes e principais responsáveis
precisam ter formação na área em que estão atuando. Os bibliotecários deveriam assumir esse
espaço, procurando conhecimentos técnicos e administrativos para tal função. Aqueles que
não receberam esses conhecimentos no ensino superior podem procurar por cursos de pósgraduação ou outros cursos de educação continuada para adquirir formação e capacitação na
área de gestão de unidades de informação.
3 HOBROCK, Brice G. Creating your library’s future through effective strategic planning. Journal of Library
Administration, v.14, n.2, p.37-57, 1991.
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O gestor de unidades de informação deve conhecer muito bem a instituição onde atua,
a entidade mantenedora e o meio no qual está inserida. Como afirma Almeida (2005, p. 5):
O primeiro objetivo do profissional de informação na função de planejador consiste,
portanto, em interpretar corretamente a missão institucional e fixar objetivos para o
serviço de informação que colaboram para o cumprimento daquela missão e
ofereçam soluções adequadas aos problemas identificados.
Os princípios da eficiência, eficácia e efetividade também devem ser observados nas
unidades de informação, e assumem maior importância nas entidades mantidas pelo setor
público ou organizações não governamentais (ONGs). Nesses casos, a limitação de recursos é
um obstáculo que pode ser vencido com o comprometimento que a comunidade e os
funcionários têm com a biblioteca. A utilização racional dos materiais, participação em
editais de organizações públicas e privadas, e a divisão de tarefas são alguns exemplos de
ações que podem ser realizadas para alcançar os objetivos propostos com os recursos
disponíveis. Por meio delas é possível verificar que:
Planejar estrategicamente implica em integrar a Unidade de Informação aos
processos sócio-econômicos do ambiente macro e micro da organização em que
está subordinada, em consonância com as necessidades de informações que
impliquem no seu desenvolvimento eficaz. (BARBALHO; BERAQUET, 1995, p.
44)
Para garantir eficiência e eficácia a sua elaboração e implementação, “[...] o
Planejamento Estratégico deve ser integrado em todos os setores da Unidade de Informação,
sendo, portanto necessário que todos os funcionários conheçam e participem das estratégias
estabelecidas” (BARBALHO; BERAQUET, 1995, p. 45). Deve haver participação integral
de todos os funcionários, todas as opiniões devem ser ouvidas sem sair do foco do
planejamento e dos anseios da biblioteca. Com a participação em todas as etapas do
planejamento, a chance de aceitação é maior, pois os funcionários irão conhecer o que está
acontecendo e se sentirem realmente participantes. O responsável deve ter atitude proativa e
passar isso aos demais, criando uma motivação para que o planejamento estratégico seja
realizado com o empenho de todos.
O conhecimento do que foi proposto e a participação desde o início da construção do
planejamento faz com que as pessoas se interessem mais em participar, e de acordo com
Maciel e Mendonça (2006, p. 61), “Todos os participantes do processo devem entendê-lo
antes para participar depois, ou seja, precisam ser minuciosamente esclarecidos sobre os
estudos e propostas em cogitação”.
Para dar suporte ao planejamento e descrever minuciosamente as ações que serão
realizadas, Almeida (2005) indica um plano que, segundo ela, “[...] é um evento
intermediário entre o processo de planejamento e o processo de implementação do
planejamento”. Nele constarão as ações que serão realizadas, o período, como acontecerão,
quem realizará cada função e os recursos necessários. Dessa forma, o plano “[...] oferece uma
estrutura de referência para a tomada de decisão e é um compromisso com a mudança”
(ALMEIDA, 2005, p. 4).
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A fim de gerar o resultado esperado o planejamento estratégico em unidades de
informação também deve seguir algumas etapas descritas por diversos autores, que envolvem
basicamente os mesmos passos, com algumas diferenças de acordo com a evolução dos
termos, inclusão ou retirada deles. As etapas que devem ser seguidas em unidades de
informação são semelhantes às que se aplicam as demais organizações. De acordo com
Barbalho e Beraquet (1995), as etapas do planejamento tradicional são: diagnóstico, definição
do objeto do planejamento, formulação, implantação, controle e avaliação. Almeida (2005)
descreve os processos do planejamento com a definição do objeto, seguido do diagnóstico,
elaboração do plano, implementação, acompanhamento e adaptações.
É possível perceber que várias etapas são mencionadas por Barbalho e Beraquet
(1995) apenas com a inversão da etapa do diagnóstico com a definição do objeto de
planejamento e variação dos demais termos empregados, mas que se referem ao mesmo
processo. Essas etapas não precisam obedecer uma ordem rigorosa, pois variam de acordo
com a cultura organizacional e se complementam, já que as informações obtidas são
necessárias para a realização das etapas seguintes. A avaliação deve ser realizada durante
todo o processo, para que ele seja flexível e passível de ajustes no decorrer da elaboração e
implementação.
Para que as etapas do planejamento estratégico possam ser realizadas de acordo com
os objetivos da instituição, com o emprego de metas e sem perder o foco, como já foi citado
anteriormente e demonstrado em outras pesquisas, é necessário empregar uma metodologia,
como as sugeridas por Oliveira (2010), Almeida (2005), Barbalho e Beraquet (1995), entre
outros.
Nesta pesquisa, optou-se por utilizar a metodologia proposta por Barbalho e Beraquet
(1995, apud BRYSON, 1989)
4
, que envolve a definição do mandato e missão, análise do
ambiente externo, análise do ambiente interno, formulação de questões estratégicas,
reconhecimento dos obstáculos e o desenvolvimento de propostas estratégicas.
3. PROCEDIMENTOS METODOLÓGICOS
Para atingir o objetivo de apresentar diretrizes para elaboração de um planejamento
estratégico a ser aplicado em bibliotecas públicas tendo como estudo de caso a Biblioteca
Pública Municipal de Palhoça/SC, esse trabalho se caracteriza como uma pesquisa aplicada
que busca conhecer as necessidades da instituição e da comunidade onde a biblioteca está
inserida para propor um planejamento estratégico para a mesma. Nesse caso, as soluções
serão propostas com a intenção de aplicá-las, mas não há garantias de que isso efetivamente
acontecerá.
Baseada na metodologia de Gil (2010), a pesquisa é classificada quanto aos fins como
exploratória e descritiva. Quanto aos meios, é uma pesquisa bibliográfica em fontes primárias
4 BRYSON, John M. Strategic planning for public and nonprofit organizations. San Francisco: Jossey-Bass
Publishers, 1989.
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e secundárias com a intenção de definir as unidades de informação, mais especificamente as
bibliotecas públicas, seus conceitos, características e finalidades, a gestão das unidades de
informação e o planejamento estratégico, suas características, etapas, metodologias e
finalidades.
Além disso, se caracteriza como levantamento, porque opiniões e interesses da
população estudada foram levantados por meio de questionários aplicados em usuários
internos e externos da Biblioteca. Entre os primeiros estão os funcionários da biblioteca e da
Prefeitura Municipal de Palhoça, à qual a unidade de informação está subordinada. No total
foram 32 entrevistados, distribuídos em oito funcionárias da Biblioteca Pública, doze
usuários reais que frequentaram a biblioteca no período da pesquisa, dois funcionários da
prefeitura e dez representantes de associações de bairro que se prontificaram em participar da
pesquisa para compor o universo dos usuários potenciais.
Para complementar as informações e auxiliar na análise dos dados foi utilizada a
pesquisa documental em relatórios, além de documentos oficiais e não oficiais relacionados à
Biblioteca Pública Municipal de Palhoça Guilherme Wiethorn Filho.
A abordagem adotada para o tratamento dos dados coletados foi qualitativa porque o
corpus pesquisado é reduzido e específico e, esse tipo de análise é mais maleável na
utilização dos dados, possibilitando inferências não pela frequência, mas pelo peso que o
termo tem no contexto da pesquisa (BARDIN, 2009). Os dados coletados foram
categorizados para facilitar a análise da seguinte forma: função da biblioteca pública; gestão
da biblioteca pública; relação com a Prefeitura Municipal; estrutura física; acervo; e serviços.
Algumas categorias foram subdividas para facilitar a análise e o tratamento dos dados e
tornar possíveis inferências a partir da análise de dados.
4. DIRETRIZES PARA O PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO EM UMA
BIBLIOTECA PÚBLICA
A pesquisa realizada com a comunidade, e com os usuários, com colaboradores da
Biblioteca e da Prefeitura foi um instrumento muito importante para conhecer o ambiente e
traçar um diagnóstico do contexto no qual a unidade de informação está inserida. As
respostas foram analisadas sob a luz da literatura permitindo comparar as situações retratadas
na literatura com a realidade atual da Biblioteca Pública Municipal de Palhoça Guilherme
Wiethorn Filho para que fossem traçadas as estratégias em um plano de ação.
A partir da análise dos dados coletados por meio das entrevistas foi possível elaborar
as sugestões para incorporar um planejamento estratégico para a unidade de informação
pesquisada. As sugestões propostas para o plano de ação foram construídas com base na
metodologia apresentada por Barbalho e Beraquet (1995, apud BRYSON, 1989)
5
, que
5 BRYSON, John M. Strategic planning for public and nonprofit organizations. San Francisco: Jossey-Bass
Publishers, 1989.
http://periodicos.bc.unicamp.br/ojs/index.php/rdbci
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envolve a definição do mandato, da missão, a análise dos ambientes externo e interno, a
formulação de questões estratégicas, o reconhecimento dos obstáculos e o desenvolvimento
de propostas estratégicas.
4.1 Definição do Mandato e da Missão
A definição do mandato e da missão da unidade de informação é o primeiro passo
para a elaboração das propostas estratégicas. Esses elementos expõem de maneira direta a
finalidade da criação da instituição, quem são seus stakeholders, e devem estar alinhadas aos
seus objetivos e valores.
O mandato deve ser redigido de acordo com o documento de criação da biblioteca. No
entanto, no documento de criação da instituição estudada não há uma definição explícita, e
então foi elaborado o seguinte mandato: “Ser um ambiente cultural de obtenção,
disseminação e criação do conhecimento para os cidadãos palhocenses, além de preservar a
memória e a cultura local”.
A missão de uma biblioteca deve explicitar os principais serviços que deve realizar,
seu público alvo e de que maneira realizará suas funções. Com base no regulamento vigente
da Biblioteca Pública Municipal de Palhoça de 1984 é sugerida a seguinte Missão:
“Proporcionar o livre acesso aos registros do conhecimento para os moradores do Município
de Palhoça por meio de obras didáticas, técnicas, literárias e especializadas nos diversos
suportes, e com a realização de projetos culturais a fim de desenvolver o pensamento crítico
nos cidadãos”.
4.2 Diagnóstico interno e externo
A partir dos dados coletados foi possível identificar pontos fortes e fracos da
Biblioteca, bem como as ameaças e oportunidades para que suas atividades continuem sendo
realizadas.
Os pontos fortes encontrados nos depoimentos por meio da coleta de dados foram:
Autonomia para tratamento técnico do acervo;
Cordialidade das funcionárias;
Possuir uma gestora com formação adequada;
Oferecer serviço de reprografia;
Bom aproveitamento dos poucos recursos existentes para continuar oferecendo os
serviços e realizando eventos pontuais durante o ano;
Participação efetiva de algumas escolas nos eventos realizados;
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Formação de parcerias para a realização dos eventos;
Utilização do jornal local para a divulgação dos serviços e eventos
Os pontos fracos verificados foram:
Falta de registro constante dos dados estatísticos da biblioteca;
Falta de suporte técnico para a manutenção dos computadores;
Falta de integração e comunicação entre os membros da equipe;
Indefinição na delegação de tarefas aos funcionários;
Poucas oportunidades para capacitação das funcionárias;
Possuir apenas uma bibliotecária atuando na Biblioteca;
Falta de pró-atividade dos colaboradores;
Não possuir bebedouros disponíveis para os usuários;
Falta de investimento periódico em acervo, inviabilizando sua atualização e
ampliação;
Não ter assinatura de jornais de circulação estadual e nacional, nem de periódicos de
diversas áreas;
Falta de divulgação dos serviços;
Inexistência de uma página na internet;
Não oferecer informativos aos usuários sobre as normas da Biblioteca e os serviços
oferecidos;
Regulamento da Biblioteca desatualizado;
Não possuir uma política de desenvolvimento de coleções oficial;
Estar instalada em espaço alugado, em área com pouca circulação de pessoas;
Controle manual da circulação de materiais;
Falta de integração com outras instituições vinculadas à Prefeitura Municipal, como
escolas e a Faculdade Municipal de Palhoça
Nos depoimentos coletados com os representantes das comunidades e usuários reais
da biblioteca foram verificadas as ameaças e oportunidades. Dentre as ameaças cita-se:
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Escassez de recursos públicos devido a falta de planejamento da Prefeitura;
A inexistência de uma Secretaria de Cultura ou Fundação Municipal de Cultura com
autonomia financeira, à qual a Biblioteca Pública deveria estar vinculada;
Não reconhecimento da importância da Biblioteca Pública e suas atividades por
parte da Prefeitura;
Nas oportunidades de melhoria verificou-se:
A existência de Associações de Bairro que atendem a maior parte do município;
Reconhecimento da importância da informação para os cidadãos pelas
comunidades;
Existência de muitas escolas no Município;
Lançamento de editais de instituições públicas e privadas para o investimento em
bibliotecas e áreas afins.
4.3 Questões estratégicas, obstáculos e propostas estratégicas
As propostas estratégicas foram elaboradas de acordo com o diagnóstico da Biblioteca
Pública Municipal de Palhoça e a análise dos ambientes externo e interno, alinhadas as
questões estratégicas e aos obstáculos identificados. No quadro a seguir são apresentadas
algumas questões estratégicas, com seus respectivos obstáculos e propostas, os recursos
envolvidos, os responsáveis sobre cada uma delas e o prazo para sua concretização, sendo
que este pode ser de curta, média ou longa duração.
As propostas de curto prazo geralmente envolvem os recursos já existentes e de fácil
acesso na biblioteca, podendo ser executadas em dias ou semanas. As de médio prazo
necessitam de captação de recursos na unidade mantenedora, por meio de licitações ou
compra direta, ou de maneira alternativa, por meio de editais, concursos, entre outros, e são
realizadas em alguns meses. Já as propostas de longo prazo necessitam da captação de
recursos e participação na previsão orçamentária anual ou de governo da Prefeitura Municipal
e podem levar anos para serem concretizadas.
QUADRO 1 - Questões estratégicas, obstáculos e propostas
Questões
Estratégicas Obstáculos Estratégia Origem dos
recursos
Responsávei
s envolvidos Prazo
Como obter
informações reais
e atualizadas para
o planejamento
dos serviços
oferecidos pela
Biblioteca?
Não aprovação
de um
regulamento
atualizado
Atualizar o Regulamento
da Biblioteca Biblioteca Gestor da
Biblioteca Curto
Não aprovação
uma política de
desenvolvimento
de coleções
Oficializar a política de
desenvolvimento de
coleções
Biblioteca Gestor da
Biblioteca Curto
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Como promover
positivamente a
Biblioteca diante
da comunidade e
sua integração
com outras
instituições já
existentes?
Falta de recursos
para materiais de
divulgação
Criar materiais de
divulgação das normas e
serviços da Biblioteca
Materiais de
expediente da
Biblioteca; parceria
com gráficas;
licitação da
Prefeitura
Municipal
Funcionárias
da Biblioteca;
gestor da
Biblioteca
Curto /
Médio
Resistência das
outras
instituições em
firmar parcerias
Firmar parcerias com as
escolas do município para
divulgação dos serviços e
participação nas atividades
oferecidas pela Biblioteca
Biblioteca e
Secretaria de
Educação e Cultura
do Município
Gestor da
Biblioteca;
Secretário de
Educação do
Município;
Diretores de
Escolas
Curto
Como promover
uma maior
integração e
comunicação
entre as
funcionárias da
Biblioteca?
Resistência das
funcionárias
Promover reuniões e
eventos para a integração
entre as funcionárias
Biblioteca Gestor da
Biblioteca Curto
De que forma
pode ser alterada
a visão da
Prefeitura em
relação a
Biblioteca para
valorizá-la
Indiferença e
insensibilidade
dos governantes
às questões
ligadas a
Biblioteca
Elaborar relatórios e
projetos para encaminhar à
Prefeitura Municipal
buscando visibilidade e
apoio
Biblioteca Gestor da
Biblioteca Médio
Como otimizar as
atividades
realizadas na
Biblioteca,
garantindo sua
eficiência?
Falta de
comprometiment
o da Prefeitura
Municipal com
um orçamento
anual para a
Biblioteca
Construir sede própria para
a Biblioteca
Terreno cedido pela
Prefeitura
Municipal;
investimento
previsto no
orçamento da
Prefeitura
Municipal;
captação de
recursos estaduais e
federais por meio
da Prefeitura
Prefeitura
Municipal de
Palhoça
Longo
Fonte: os autores
CONSIDERAÇÕES FINAIS
As bibliotecas públicas brasileiras, em especial as municipais, são instituições que
sobrevivem com poucos recursos, assim como a Biblioteca Pública Municipal de Palhoça
Guilherme Wiethorn Filho, que não foge a essa regra. No entanto, não são apenas as
dificuldades financeiras que impedem que essas unidades de informação desenvolvam as suas
potencialidades. O fato de ter um público amplo e bastante heterogêneo também faz com que
o oferecimento de serviços de qualidade seja um desafio. Por esses motivos é necessário
planejar as ações da biblioteca, para evitar soluções imediatistas, ineficientes e ineficazes
para as demandas emergentes. O estudo sobre questões relacionadas ao planejamento
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estratégico em unidades de informação está sendo ampliado, porém foi possível perceber que
o número de experiências de planejamento estratégico em bibliotecas públicas ainda é
pequeno.
Para fundamentar o planejamento estratégico é necessário fazer um diagnóstico dos
ambientes interno e externo da unidade de informação, a fim de levantar os pontos fortes e
fracos da instituição, e as oportunidades e ameaças presentes no ambiente externo.
Nesta pesquisa, a etapa do diagnóstico mostrou-se de extrema importância no
levantamento de dados e informações para subsidiar o planejamento da Biblioteca Pública
Municipal de Palhoça. Conhecer a realidade da Biblioteca Municipal da Palhoça, a relação
que mantém com a instituição mantenedora, as necessidades e percepções dos usuários reais e
as necessidades dos usuários potenciais dessa biblioteca foi uma experiência muito rica. Os
representantes das associações de bairro mostraram-se disponíveis para falar sobre sua
comunidade. Eles forneceram informações úteis, pois conhecem as pessoas do bairro, suas
características e comportamentos. Realizar as entrevistas possibilitou um maior conhecimento
sobre o estado atual de boa parte do município de Palhoça. Embora tenham sido abrangidas
apenas dez associações de bairro, das dezesseis existentes, elas atendem outros bairros
vizinhos e refletem a realidade deles.
Durante o desenvolvimento da revisão de literatura e da pesquisa em si constatou-se
que para a realização de um planejamento, mesmo na fase de diagnóstico, assim como na
elaboração das questões estratégicas, obstáculos e propostas estratégicas, é necessário ter
conhecimento teórico e prático sobre administração, isso facilita o processo e amplia as
possibilidades de o responsável ter uma visão de todo o contexto da biblioteca. No entanto,
para que seja realizado de forma completa, o planejamento estratégico de uma biblioteca
pública deve ser feito por uma equipe composta por funcionários da biblioteca e funcionários
da instituição mantenedora, dispostos a ouvir a opinião de usuários reais e potenciais.
Ademais, é preciso manter todos os funcionários integrados aos processos para motivá-los a
participar do planejamento e diminuir a resistência para a mudança.
Espera-se que os resultados desta pesquisa sirvam de instrumento de tomada de
decisão e que auxilie no processo de elaboração de um plano de ação detalhado para as
estratégias aqui propostas, fazendo com que sejam postas em prática. Contudo, as
informações produzidas podem servir para fundamentar ações no sentido de mudar a visão
que a sociedade e os governantes têm da Biblioteca foco do estudo, mostrando-a como um
elemento essencial para a população e que não é somente vontade de quem já a conhece e
utiliza de que ela cresça, mas de todos os moradores do município.
O exemplo apresentado nesta pesquisa pode estimular outras bibliotecas deste mesmo
segmento a realizar um estudo mais aprofundado com seus stakeholders e estabelecer um
plano adequado a sua realidade.
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Este estudo é simplesmente o ponto de partida para a elaboração de um planejamento
estratégico mais completo, que deve ser atualizado de acordo com as constantes mudanças
ocorridas na cidade.
Todavia, o caminho ainda é longo para que a Biblioteca Pública Municipal de Palhoça
Guilherme Wiethorn Filho seja reconhecida e chegue a um alto nível de qualidade no
oferecimento de seus serviços. Mas a partir do momento em que pessoas se comprometerem
e aderirem ao planejamento, com visão estratégica, o potencial da Biblioteca poderá ser
aumentado por meio do estabelecimento de parcerias e aproveitamento das oportunidades.
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Como citar este documento:
SPUDEIT, Daniela Fernanda Assis de Oliveira; KLÖPPEL, Jéssica Vilvert. Subsídios para o
planejamento estratégico em bibliotecas públicas: estudo de caso na Biblioteca Municipal de
Palhoça/SC. Revista Digital de Biblioteconomia e Ciência da Informação, Campinas, SP,
v. 13, n. 2, p. 386- 403, maio/ago. 2015. ISSN 1678-765X. Disponível em:
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maio 2015.
